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Documentation de l'association des étudiants de l'utbm

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Règlement Intérieur

Belfort, le 29/01/2024

Le présent règlement intérieur est conforme aux statuts de l’association.

Article 1 : Structure de l’Association

Article 1.1 : Structure

Le fonctionnement est tel qu'il est décrit dans les articles ci-après. Le rôle essentiel de l'équipe AE est de mettre à disposition des moyens pour permettre le fonctionnement de l'association.
À ces fins, chaque membre de l'équipe AE, dit aussi bureau de l'AE, formera, soutiendra et aidera ses homologues dans leurs activités.

Article 1.2 Définitions des postes de l’équipe AE

Président
Vice-Président
Secrétaire

Équipe HSE

Responsable HSE
Adjoint HSE

Équipe Trésorerie :

Trésorier général
Trésorier interne
Trésorier compte AE
Trésorier Pôles

Pôle des festivités :

Responsable Pôle des Festivités
Responsable Événements (x3)
Responsable Bar
Responsable logistique du Pôle des Festivités

Équipe Communication :

Responsable Communication
Influenceurs (x2)
Graphiste (x3)
Responsable Goodies

Pôle Belfort

Responsable Belfort
Adjoint Belfort
Responsable Foyer (x2)
Responsable logistique Belfort
Responsable Pôle Tech

Pôle Montbéliard

Responsable Montbéliard
Adjoint Montbéliard
Responsable Gommette (x2)
Responsable Logistique Montbéliard

Pôle Sevenans

Responsable Sevenans
Adjoint Sevenans
Responsable MDE (x2)
Responsable Logistique Sevenans

Équipe Activités :

Responsable des clubs & Grandes Activités
Adjoint clubs & Grandes Activités

Équipe Informatique :

Responsable Informatique
Adjoint au Responsable Informatique

Pôle Relations Extérieures :

Responsable Relations Extérieures
Responsable Inter-BDE
Responsable Partenariats

Les postes marqués en gras sont membres du Bureau restreint de l’AE.

Chaque équipe peut accueillir des chargés de mission qui seront élus ou nommés par les membres du bureau à majorité relative. La voix du Président est prépondérante en cas d’égalité. Le bureau peut également désigner des chargés de mission dont le rôle sera complémentaire ou détaché des équipes. Les chargés de mission ont pour objectif d'apporter un soutien aux activités du bureau.

Chaque équipe a pour rôle de veiller au bon fonctionnement de l’activité dans son secteur de compétence. Une équipe peut proposer des formations ou des actions destinées à améliorer la qualité des actions des membres. L’équipe présidence et trésorerie gardent cependant un pouvoir d’action accru en raison de leur responsabilité juridique.

Chaque équipe s'organisera à sa guise. Ces équipes travaillent de manière indépendante et autonome et rendront compte de leurs actions lors des réunions du Bureau.

Les missions de chaque membre du bureau de l’AE sont détaillées dans la fiche de poste correspondante.

Les membres du bureau d’un club ou d’une activité doivent être membres actifs tout le long de leur fonction.

Article 1.3 Responsable et trésorier du Pôle des Festivités

La personne ayant été nommée présidente du Bureau des Festivités se verra automatiquement nommée Responsable du Pôle des Festivités. Elle fera ainsi automatiquement partie du Bureau Restreint de l’AE et possèdera le droit de vote dans ce bureau.

La personne ayant été nommée trésorier du Bureau des Festivités se verra automatiquement nommée Trésorier Festivités. Elle fera ainsi automatiquement partie du Bureau Restreint de l’AE et possèdera le droit de vote dans ce bureau.

Article 1.4 Définition des clubs et grandes activités

Un club de l’AE est une réunion régulière de membres de l’AE autour d’une activité.
Une Grande Activité (abrégée GA) est un événement ponctuel, souvent d’envergure, organisé par une équipe de membres de l’AE dédiée. La création et la dissolution des clubs et grandes activités sont validées par le Conseil d’Administration. En attendant que celui-ci se réunisse, le Bureau peut donner une autorisation provisoire de fonctionnement.

La trésorerie des clubs est sous la tutelle du Trésorier Interne, à l’exception des clubs suivants, qui sont sous la tutelle du Trésorier Général :

Club Welcome
Pot’ards
Pôle Média

Les Grandes Activités de l’AE sont toutes sous tutelle du Trésorier Général.

Article 1.5 Reprise des clubs et des Grandes Activités

Ne peuvent être présidents ou trésoriers de clubs et GA seulement les membres actifs de l’AE, étudiants à l’UTBM.

Les membres du bureau restreint de l’AE ne peuvent prendre part à des votes concernant les clubs et GA dont ils sont présidents ou trésoriers, dans un souci de déontologie.

Article 2 : Campagnes et élections de l’Association

Article 2.1 Campagnes de recrutement des membres du Bureau

La campagne principale de recrutement des membres du bureau a lieu avant la fin du semestre d’Automne. Lors de cette campagne, tous les membres doivent être réélus. La campagne complémentaire a lieu à la fin du semestre de printemps et a pour objectif de remplacer les membres quittant le bureau ou souhaitant changer de poste à la fin du premier semestre.

Ces 2 campagnes se divisent selon les 4 phases suivantes :

En amont des démarches, une phase de communication annonçant la tenue, les postes à pourvoir et les dates des différentes phases
La phase de dépôt de candidature sur le site de l’association (ae.utbm.fr). Cette phase doit durer au moins 7 jours
La phase d’élection, durant 7 jours. Ces élections ont lieu sur le site internet de l’association. Les candidats sont élus à la majorité simple. Cette phase doit être terminée une semaine après la fin des cours du semestre.

Les dates et durées des différentes phases seront définies par le Bureau. D’autres campagnesextraordinaires pourront être organisées sur décision du Bureau. Le déroulement de ces campagnes est alors libre. Les résultats des élections principales et complémentaires doivent faire l’objet d’une validation par l’Assemblée Générale via un vote à la majorité simple.

Article 2.2 : Cas du départ d’un membre du Bureau

Lors du départ d’un membre du Bureau en cours de semestre, celui-ci devra être remplacé au plus vite.

S’il s’agit d’un membre du bureau restreint, un autre membre du bureau peut le remplacer s’il le souhaite et sur accord de la majorité du bureau. Sinon, un remplaçant devra être élu via une campagne d’élection extraordinaire. Le format de cette campagne sera défini par le bureau, il pourra être raccourci par rapport aux campagnes ordinaires.

S’il ne s’agit pas d’un membre du Bureau restreint, celui-ci pourra être remplacé un membre actif de l’association volontaire sur nomination du Bureau ou via une campagne d’élection.

Article 2.3 Campagne de recrutement des responsables de clubs et GA

La campagne de recrutement des clubs et Grandes Activités a lieu au début de chaque semestre. Les candidatures sont à déposer via un formulaire en ligne jusqu’à une date limite fixée par le bureau. Le bureau restreint de l’AE décidera ensuite des responsables de clubs et de leur budget. Il est possible d'être responsable de club en cours de semestre après la campagne de recrutement des clubs et Grandes Activités. Dans ce cas, le vote du repreneur et du budget du club est opéré par le bureau. Tous les responsables de clubs devront, à la fin du semestre, soumettre à l’AE un rapport moral et financier.

Le bureau se réserve le droit de convoquer un candidat ou un responsable si la situation le demande.

Les responsables de Grandes Activités seront automatiquement convoqués par le président en début de semestre par leur grande responsabilité au sein de l’association.

Article 3 : Prises de décisions du Bureau

Sur demande d'au moins 2 membres du bureau ou un membre du bureau restreint, une proposition peut-être validé ou invalidée par un vote. Les votes du bureau sont à majorité simple, la voix du président étant prépondérante en cas d'égalité. Le quorum est fixé à 1/3 des membres du bureau. Dans le cas d'un vote du bureau restreint uniquement (pour un bannissement par exemple), le quorum est fixé à 1/2 du bureau restreint. Les chargés de mission n'ont pas le droit de vote.

Aussi, sur demande d’au moins un membre du Bureau, ce vote peut avoir lieu à bulletin secret. La voix du Président n’est alors plus prépondérante.

Article 4 : Fonctionnement et objectifs

Article 4.1 : Fonctionnement et objectifs du Bureau

Les membres du bureau travaillent de manière autonome et sont appelés à l’initiative, à l’innovation, à la créativité et à l’autonomie. Ils doivent recevoir l’approbation de la présidence de l’AE et du Responsable du Site concerné pour chaque action importante entreprise.

Des réunions du bureau restreint seront organisées régulièrement par le président pour faire le point sur les activités de l’AE. Le président pourra aussi convoquer tout le bureau pour certaines réunions s’il en juge la nécessité. Les réunions de Pôles seront assurées par le Responsable du Pôle correspondant qui en organisera à la fréquence qu’il juge nécessaire.

Article 4.2 : Fonctionnement des Activités

Suivant son ampleur (budget, équipe, aspect relationnel ou promotionnel), le Conseil d’Administration décide de la nécessité d’organiser une activité (club ou GA) avec un compte bancaire spécifique. L’activité en question est alors dite « en TG ».

Dans le cas contraire, la comptabilité de l’activité est du ressort du Trésorier Interne. L’activité est alors dite « en TI ».

Si une activité voit son ampleur diminuer, le Conseil d’Administration peut décider de lui supprimer son statut d'activité « en TG ».

Dans le cas d’une activité en TG, le responsable doit présenter à l'équipe AE un trésorier, qui avec le responsable de l'activité seront les seuls à posséder la signature du compte de l'activité.

De la même manière, le Conseil d’Administration décide de la nécessité de présenter une activité avec un budget annuel. Après renouvellement de l'équipe d'une activité, le changement de signature et donc l'annulation de la procuration pour l'équipe sortante seront réalisés avec le Trésorier Général.
Les éventuelles demandes de subventions se font avec le Trésorier Général et avant le déroulement de l’activité dans le cas d’une Grande Activité.

A l'issue de l'activité, il sera établi dans les trois semaines suivant la date d'échéance de l'activité, un bilan écrit – moral et financier – qui sera présenté au Conseil d’Administration de l'AE suivant et remis au bureau ainsi qu'aux différents acteurs de l’activité (Etat, Région, Département, Commune, UTBM ou autres…) et aux éventuels partenaires après validation du bureau.

A ces fins, pour veiller à la bonne préparation et au bon déroulement de l'activité, le Président de l’AE sera régulièrement informé par les acteurs de l'activité de l'état d'avancement de ladite activité.

L’équipe présidence sera également régulièrement informée des lieux et dates de toutes les réunions des activités.

Article 4.3 Création et suppression d’une activité (Révisé le 23 Mars 2024)

Tout membre actif de l’Association peut proposer un projet de création d’activité. Pour se faire, il présente un budget prévisionnel ainsi qu’une description détaillée du projet. Ce dossier sera examiné par le Bureau Restreint de l’association, qui donnera une décision sur la création de cette activité.

La suppression de l'activité est prononcée par le Conseil d’Administration.

Article 4.4 Nomination des responsables d'activités

Peut être responsable d'activité tout membre actif. Les modalités de nomination varient en fonction du statut de l'activité :

Pour les activités “en TG”, la nomination des responsables se fait suite à la campagne de reprise des Clubs & Grandes Activités. Le bureau nomme un ou des responsables à majorité relative. La voix du Président est prépondérante en cas d’égalité.
Si aucun responsable n’est trouvé après la campagne de recrutement, le bureau pourra nommer un ou des responsables durant le semestre.
Pour les activités “en TG”, la nomination se fait tous les semestres à la suite de la campagne de reprise des Clubs & Grandes Activités, par un vote du bureau à majorité relative. La voix du Président est prépondérante en cas d’égalité.

Article 4.5 Révocation d'un responsable d'activité

Un responsable d'activité peut être révoqué sur décision du bureau si ce dernier le juge nécessaire et après convocation par mail six jours à l'avance à la réunion hebdomadaire. Un nouveau responsable sera alors nommé selon les modalités de l'article 4.4.

Article 5 : La trésorerie

Le Trésorier général gère tous les comptes de l’association. Cependant, étant donné l’importance du budget de l’association et le nombre d’opérations, le Trésorier général délègue la trésorerie des grandes activités à leur propre trésorier.

Le Trésorier interne s’occupe de l’ensemble des opérations concernant les activités classées en trésorerie interne.

Le Trésorier compte AE gère le système compte AE et l’E-boutic. Ses principales tâches sont d'effectuer le relevé des différentes caisses utilisant le système compte AE (Foyer, MDE et Gommette), de s'occuper de l'ajout de produits sur l'E-boutic et de rembourser tous les clubs ou associations utilisant ces modes de paiement.

Le Trésorier général de l’AE a droit de regard sur toutes les opérations de toutes les trésoreries de l’AE. Il s’engage à faire une réunion de formation pour tous les nouveaux trésoriers dès le début de leur mandat, puis à contrôler au moins une fois par semestre le livre de compte de chaque trésorerie. Le président ainsi que le trésorier de l'association sont les seuls à posséder la signature du compte AE trésorerie générale. Ils possèdent également procuration sur tous les autres comptes des activités.

Pour une grande activité, dans le cas d’une dépense prévue de plus de 2000 €, l’aval du Bureau AE est nécessaire. Pour les autres activités, le montant est fixé à 500 €.

Article 6 : Gestion des biens et des locaux

Les biens appartenant à l’association sont gérés au quotidien par leurs utilisateurs directs. Cependant, le responsable HSE du bureau de l'AE doit être informé de toute évolution en ce qui concerne les biens, car il en gère l’assurance et en a la responsabilité.

En cas de détérioration de matériel, l'utilisateur ayant commis la faute devra immédiatement en référer au Responsable Site de son site et au responsable HSE. Ils se chargeront alors des démarches administratives auprès des assurances de l'AE.

Article 7 : Règles de vie dans les lieux de vie et lors des évènements organisés par l’AE

Il est rappelé que les services fournis existent grâce à l’investissement bénévole des cotisants. Ainsi toute personne participante est invitée à respecter le travail accompli et à participer à l’effort collectif pour rendre la vie étudiante plus agréable. Voici la liste des règles de vie à respecter dans les lieux de vie et lors des différents événements.

Infractions mineures :

Toute personne qui salit doit nettoyer
Toute personne qui casse doit le signaler à un responsable et ramasser et/ou nettoyer les débris
Il est interdit de passer derrière le bar sans l’accord d’un barman
Il est interdit de passer par les fenêtres et issues de secours
Toute personne utilisant un objet en libre-service doit le nettoyer puis le remettre à sa place
Il est interdit de poser quoi que ce soit sur les billards ou les babyfoots
Toute consigne devra être déposée dans les bacs prévus à cet effet
Toute bouteille en verre (non consignée), emballage cartonné, bouteille en plastique et canette d’aluminium devra être déposé dans les bacs de recyclage dédiés à cet effet
Il est interdit de crier dehors, proche des lieux de vie. Il est important de respecter le voisinage de nos lieux de vie.
Toute forme de nudité au foyer

Infractions majeures :

Toute dégradation volontaire du matériel ou des locaux
Il est interdit de consommer en dehors des horaires d’ouverture des bars ● Toute consommation de drogue dans les locaux
Il est interdit de fumer ou vapoter dans les locaux
Il est interdit de consommer de l’alcool extérieur
Il est strictement interdit de pénétrer dans les résidences à proximité des lieux de vie ● Toute agression verbale, physique ou sexuelle
Tout acte de harcèlement quel qu’il soit
Tout vol
Il est interdit d’allumer un feu en dehors des espaces dédiés au barbecue

Article 7.1 : Lieux de vie

Cet article a pour but de fixer des règles de vie pour les barmans ainsi que pour les utilisateurs des lieux de vie. Il a également pour vocation d'encadrer l’entretien ainsi que les normes d’hygiène pour chacun des lieux de vie de l’AE.

Les lieux de vie gérés par l’AE sont : le Foyer à Belfort, la Maison des Étudiants (MDE) à Sevenans et la Gommette à Montbéliard.

7.1.1 : Barmans

Chaque lieu de vie est sous la responsabilité d’un ou plusieurs barmans lors de leur permanence, il convient donc de les respecter dans leur engagement bénévole. Toutefois, ils leur incombent des droits comme des devoirs sur la gestion des lieux de vie.

Devoirs :

Le barman se doit de faire appliquer le règlement intérieur pendant sa permanence
Le barman est responsable du lieu de vie pendant sa permanence
Le barman doit entretenir le lieu de vie pendant sa permanence
Le barman doit signaler le moindre problème à un membre du bureau de l'AE dans les plus brefs délais
Le barman doit effectuer une formation au début de chaque semestre avant de pouvoir exercer
Le barman doit appeler les pompiers et la police si nécessaire et ensuite prévenir le président de l’AE
Le barman doit s’occuper des prêts de matériel
Le barman doit renseigner chaque transaction sur le site de l’AE. Si le site AE connaît un dysfonctionnement, le barman se doit de noter les consommations sur un document papier ou électronique puis de procéder à leurs saisies une fois le site accessible

Droits :

Le barman peut accorder le passage derrière le bar
Le barman peut refuser l’accès au lieu de vie si nécessaire. (En aucun cas pour motif personnel, il doit se référer au dit règlement intérieur et à sa formation)
Le barman peut refuser la prise de permanence d’un autre barman s’il n’est pas en état de l’accomplir, il doit en référer immédiatement à un membre du bureau du Pôle des festivités
Le barman peut se rendre dans la réserve pour effectuer un changement de fût ou pour remplir les frigos du bar
Le barman peut ouvrir ou fermer le bar, il doit se référer au règlement dudit bar et à sa formation pour les modalités
Le barman est le seul pouvant gérer la musique et le volume sonore
Le barman peut interrompre tout prêt de matériel pour un manquement énoncé dans les règles de vie

En dehors de ces droits et devoirs, le barman est également soumis au règlement intérieur de l’AE, il doit donc se soumettre aux règles décrites dans les autres articles dudit règlement ainsi qu’aux règles décrites ci-dessous de la même manière que tout autre adhérent.

Infractions mineures :

Le non-rangement du bar
Il est interdit de dérégler le matériel audio et vidéo
Il est interdit de faire du favoritisme envers certains clients pour motif personnel ● Le non-respect de la formation et du guide du barman
Il est interdit de servir sans formation

Infractions majeures :

Le non-respect des clients
Il est interdit de se servir gratuitement
Il est interdit de voler de l’argent dans la caisse
Il est interdit d’abandonner son poste sans motif valable et sans prévenir au minimum les autres barmen en poste
Il est interdit d’exercer sa permanence sous l’emprise de stupéfiant ou dans un état d’alcoolémie empêchant le bon déroulement de la permanence
Il est interdit d’inciter à la consommation d’alcool

7.1.3 Entretien et hygiène

Pour que les lieux de vie soient agréables et propres, il est nécessaire que les barmans lors de leurs permanences, y effectuent un entretien périodique. La liste ci-dessous détaille les tâches à effectuer ainsi que leur périodicité.

Lavage du sol : tous les soirs lors de la fermeture
Lavage du plan de travail du bar : à la fin de chaque permanence
Lavage des micro-ondes : tous les soirs lors de la fermeture
Lavage des fours : toute les semaines le vendredi
Lavage des frigos : toute les deux semaines le vendredi
Lavage des becs de tireuse : tous les soir lors de la fermeture
Lavage du circuit de tireuse : à chaque changement de fûts
Lavage de la vaisselle : à chaque permanence
Lavage des tables : tous les soirs lors de la fermeture
Lavage des sanitaires : tous les soirs lors de la fermeture

Vous trouverez plus en détails les autres actes d’entretien et d’hygiène dans le « guide du bon barman ».

Article 7.2 : Organisation d’événements ponctuels dans les lieux de vie

Les lieux de vie peuvent être confiés à certaines personnes ou associations pour l’organisation de certains événements. Il est donc important de fixer certaines règles pour que le déroulement de ceux-ci soit le meilleur possible et que l’intégrité des lieux de vie soit respectée.

7.2.1 Avant l’événement :

L’organisateur doit faire une demande auprès de l’AE qui se réserve le droit de veto sur l’utilisation des lieux de vie.

Si l’événement fait appel aux services de l’AE pour la gestion du bar, l’organisateur doit soumettre au responsable de l’AE un planning complet recouvrant l’intégralité de la soirée (permanence bar + nettoyage) et ce, 48h avant l’événement. Les personnes inscrites dans le planning doivent avoir suivi la formation barman. Aussi, le responsable de l’AE se réserve le droit d’accepter ou non ce planning si les compétences des personnes inscrites ne permettent pas la bonne gestion du bar.

Si l’événement fait appel aux services de l’AE pour la gestion du bar, l’organisateur doit venir assister à l’inventaire des stocks en compagnie du responsable de l’AE juste avant l’événement. A la fin de cet inventaire, les clefs des différents frigos, portes et réserve seront remises.

Avant la tenue de l’événement et la remise des clefs, l’organisateur doit remettre un chèque de caution de 500€, il pourra être encaissé par l’AE pour toute dégradation, vol et non-respect du règlement intérieur de l’AE. Une convention sera signée entre l’AE et l’organisateur.

7.2.2 Pendant l’événement :

Chaque article pris dans le stock doit être renseigné sur le site AE. Chaque matériel sensible (billard, babyfoot, télévision, …) doit être protégé si nécessaire.

L’organisateur se doit de prendre les dispositions nécessaires pour assurer la sécurité autour du lieu de vie. Ce dernier est chargé de veiller à la sécurité de la soirée à l’intérieur du lieu de vie. Si toute sortie n’est pas définitive ou que les entrées ne sont pas contrôlées, Il doit aussi surveiller les alentours du lieu de vie et les bâtiments du voisinage pour prévenir de tout débordement qui serait dû à l’évènement.

Si le bar doit être utilisé, il ne peut l’être que par les personnes préalablement formées par l’AE. Ledit règlement intérieur de l’AE s’applique toujours lors de ces événements comme lors des horaires d’ouverture de l’AE.

7.2.3 Après l’événement :

L’équipe organisatrice se doit de nettoyer le lieu de vie afin de le rendre propre. Si le lieu de vie est prêté plusieurs jours, il doit être remis en état chaque jour. En cas de non-respect de cette règle, une société de nettoyage pourra être déployée pour effectuer le restant du travail et la facture d’un montant maximum de 200€ (en plus du chèque de caution) sera libellée au nom de l’organisateur de la soirée.

La partie qui doit être nettoyée sera détaillée lors du prêt des clefs ainsi que la procédure à appliquer. L’AE met à disposition le matériel nécessaire au nettoyage. Il est précisé que l’écoulement devant le foyer n’est pas une poubelle, ainsi bouts de verres, capsules et déchets en tout genre doivent être jetés dans une poubelle avant le passage de la raclette.

Une fois le nettoyage terminé, il faut impérativement éteindre les lumières extérieures et intérieures, fermer toutes les portes, et remettre les clefs dans la boîte aux lettres du Foyer si l’événement à lieu au foyer. Une fois l’événement passé, un contrôle du lieu de vie sera effectué par l’AE, tout manquement à la convention ainsi qu’au règlement intérieur de l’AE sera sanctionné. Si elle le trouve nécessaire l’AE pourra encaisser le chèque de caution.

Article 7.3 : Soirées extérieures

Il est possible que l’AE organise des soirées en dehors de ses propres lieux de vie, dans un bar, une salle de fête, etc… Lors de ces soirées, les bénévoles et les clients seront toujours soumis au règlement intérieur de l’AE. Il est à noter que la réputation de l’école et de l’association est mise en jeu lors de ces événements. Les organisateurs seront donc encore plus vigilants et intransigeants lors de ces événements. Il est également nécessaire de respecter les intervenants extérieurs, les propriétaires des lieux, ainsi que le règlement intérieur de l’établissement accueillant l’événement.

Article 8 : Cotisation à l'AE

Article 8.1 : Membres actifs

Sont considérés comme membres actifs :

Les étudiants actuels ou anciens de l’UTBM, les anciens membres actifs, les locataires de la Maison des Elèves de l'UTBM de Belfort et des résidences étudiantes à Sevenans et les membres du personnel de l'UTBM qui ont versé une des 4 cotisations suivantes. Les montants de celles-ci varient selon la durée :
- Pour 6 mois : 20€ (vingt)
- Pour 1 an : 35€ (trente-cinq)
- Pour le cursus de Tronc-Commun, soit 2 ans, disponible uniquement pour les étudiants en Tronc-Commun : 60€ (soixante)
- Pour le cursus Ingénieur, soit 3 ans, disponible uniquement pour les étudiants en cursus Ingénieur : 60€ (soixante)
Les étudiants alternants qui ont versé une des 3 cotisations suivantes. Les montants de celles-ci varient selon la durée :
- Pour 6 mois : 20€ (vingt)
- Pour 1 an : 35€ (trente-cinq)
- Pour le cursus Ingénieur alternant, soit 3 ans, disponible uniquement pour les étudiants en cursus Ingénieur : 35€ (trente-cinq)
Les étudiants de ESPERA Sbarro et de l’ESTA qui ont versé la cotisation suivante : ○ Pour 1 an : 35€ (trente-cinq)
Les membres honoraires : Ils sont nommés par le bureau de l’association. Ils sont choisis parmi les anciens membres actifs, les membres actifs, ou les personnes ayant rendu un service important à l'association. Ils sont dispensés à vie de toute cotisation et deviennent automatiquement membres actifs. Le président est automatiquement nommé membre honoraire.
Les membres des associations ASSIDU, DOCEO et de l’Amicale des Personnels et Enseignants de l’UTBM en ayant fait la demande par mail (ae@utbm.fr) ou auprès d’un membre du bureau. Ces termes sont également consignés dans les conventions entre l’AE et chacune de ces associations.
Les membres du CROUS et de Néolia qui ont versé la cotisation suivante : ○ Pour 1 an : 35€ (trente-cinq)
Toute personne souhaitant rejoindre l’association et n’appartenant pas aux catégories précédentes doit effectuer une demande par mail (ae@utbm.fr) auprès du bureau. Celui ci votera le droit d’adhésion à la majorité des 2/3 des votants. Si la demande est acceptée, le demandeur devra s’acquitter d’une des cotisations suivantes pour devenir membre actif :
- Pour 6 mois : 20€ (vingt)
- Pour 1 an : 35€ (trente-cinq)

Article 8.2 : Membres sympathisants

Sont considérés comme tels les membres actifs du BDE UTT et du BDE UTC. Ils sont dispensés de tout versement et peuvent participer aux activités de l’AE. Ils peuvent aussi demander à devenir membre actif par mail (ae@utbm.fr) auprès du bureau.

Article 9 : Compte AE

Le compte AE est établi lors de la première inscription à l’AE. Il comporte obligatoirement les éléments suivants : nom, prénom, date de naissance et photographie.
Ce compte permet à son possesseur, si celui-ci est un membre actif, de régler ses consommations aux bars des lieux de vie ainsi que pour toute autre activité ou service dans lequel le système est utilisé.

Un membre peut consulter l’argent présent sur son compte AE sur le site Internet de l’AE et le compte pourra être créditée à la MDE, au Foyer, à la Gommette, aux bureaux de l’AE ou via l’E Boutic sur le site internet de l’AE.

En cas de départ d’un membre (exclusion, fin de cotisation...), le solde du compte AE ne pourra lui être remboursé qu’à partir de 10 € (dix). Si l’ancien membre n’a pas réclamé explicitement le remboursement du solde de son compte AE (supérieur à 10 € (dix)) deux ans après la fin de sa cotisation, par courrier adressé au président de l’AE ou par courrier électronique à l’adresse ae@utbm.fr, celui-ci reviendra de droit à l’AE.

Article 10 : Sanctions

Avant de voter une sanction sur une personne, celle-ci doit être prévenu au moins 48h à l'avance des faits qui lui sont repprochés. Elle a la possibilité par retour de mail de contester tout ou partie des faits repprochés. Les excuses qu'elle peut formuler pourront être prise en compte par le bureau.

Le Bureau peut prononcer des sanctions à l'encontre des membres et des non-cotisants. Une liste non exhaustive de ces sanctions est la suivante :

Rappel à l’ordre
Interdiction d’entrée aux soirées organisées par l’AE, d’entrer dans les lieux de vie, et/ou interdiction de consommer et de profiter du matériel mis à disposition dans les lieux de vie en fonction du cadre du non-respect ou de la faute.
Exclusion de L’Association des Etudiants (temporaire ou définitive)

La durée de la sanction, ainsi que sa nature, seront déterminé par le bureau restreint par soucis de discrétion envers la personne sanctionnée.

Article 11 : Assemblées Générales

Les Assemblées Générales (AG) peuvent être présidées par le Président de l’association, le Vice Président ou le Secrétaire.

Article 11.1 : Déroulement de l’Assemblée Générale de début de semestre

Lors des AG de début de semestre, le président doit présenter les objectifs et les grands évènements prévus dans le semestre ou dans l’année à suivre.

Le trésorier général doit lui présenter l’état des comptes ainsi que le budget prévisionnel.

Article 11.2 : Déroulement de l’Assemblée Générale de fin de semestre

Lors des AG de début de semestre, le président doit présenter un bilan des évènements et du déroulé du semestre. Le trésorier général doit lui présenter l’état des comptes ainsi que le bilan financier du semestre ou de l’année. Les résultats des élections doivent aussi être approuvés par cette AG pour officialiser le nouveau Bureau. pour découvrir la fiche de poste correspondante !

Le 29/01/2024

À Belfort

Le Président Le Vice-Président Le Trésorier Général Le Secrétaire

Statuts de l'AE

Dernière modification votée le 21/01/2024

Article 1 : Constitution et dénomination

Il est fondé entre les adhérents aux présents statuts une association régie par la loi du 1er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901, ayant pour titre : Association des Etudiants de l’Université de Technologie de Belfort-Montbéliard

Article 2 : Objet

Cette association, appelée par la suite AE UTBM, a pour objectifs :

de représenter officiellement les étudiants de l'UTBM ;
de promouvoir l'image de l'UTBM à travers ses manifestations ;
de créer et d’entretenir des relations entre les étudiants de l’UTBM ;
d'assurer des rapports constants avec les autres associations d'étudiants ;
de pourvoir aux meilleures conditions de loisirs des étudiants de l’UTBM ;
de promouvoir, de coordonner, et d'animer toutes les activités techniques, culturelles et récréatives des étudiants de l'UTBM ;
d'accompagner ses membres en mettant à disposition ses moyens matériels ;
d’accompagner les étudiants de l’UTBM en difficultés par la mise en place d’actions globales, comme notamment la mise en place d’une épicerie solidaire ;
d’assurer le bon fonctionnement des lieux de vie.

L'AE UTBM se réserve le droit d'aider de manière exceptionnelle une association étudiante de l'UTBM en cas de difficulté financière. Cette aide devra faire l’objet d’une convention spécifique à conclure entre les deux associations.

Article 3 : Siège social

Le siège de l’AE UTBM est situé dans les locaux de la maison de élèves de l’UTBM situé à l’adresse suivante : Maison des Elèves 6 boulevard Anatole France 90000 BELFORT FRANCE

Article 4 : Durée

L’AE UTBM a une durée illimitée.

Article 5 : Indépendance

L'association est déclarée conformément à l'article 5 de la loi du 1er juillet 1901. Elle s'interdit toute manifestation politique ou religieuse. Elle agit indépendamment de toute autre organisation.

Article 6 : Composition

L'association se compose de :

Membres actifs
Membres sympathisants

La composition de ces deux corps ainsi que les droits qui leur sont attribués sont détaillés dans le Règlement Intérieur.

Article 7 : Perte de la qualité de membre actif

Cessent de faire activement partie de l'association, sans que leur départ puisse mettre fin à l'association :

Les membres ayant été radiés par le bureau de l’association,
Les membres n’ayant pas renouvelé leur cotisation,
Les membres décédés.

Les membres exclus pourront demander leur réintégration dans l’Association en formant un recours devant le Conseil d’Administration par lettre adressée au bureau de l’association. Cette réintégration pourra s’accompagner de recommandations.

Article 8 : Ressources financières

Les ressources financières annuelles de l’AE UTBM se composent :

Des cotisations versées par les membres actifs et bienfaiteurs,
Des subventions diverses, publiques ou privées,
Des ventes de produits finis

La vente de produits finis comprend :

La vente de denrées alimentaires et de boissons régies par la licence 1 sur les sites de Belfort, Sevenans et Montbéliard ;
La vente de goodies relatif à l’association, à ses différentes activités et à ses partenaires ;
La vente de boisson régie par la licence 3 sur le site de Belfort et sur d’autres sites à titre exceptionnel ;
La billetterie pour les évènements de l’association et / ou de ses partenaires ;
Des prestations de services contre indemnisation ou non, elles peuvent prendre la forme de :
Prestation technique (prestation humaine + prêt de matériel),
Prestation humaine,
Prêt de matériel.
Des produits sur les exercices antérieurs ;
De dons, en nature ou financier.

Article 9: Bureau

L’AE UTBM est représentée et dirigée par un Bureau, dont la composition est définie dans le Règlement Intérieur de l’association.

Article 9.1: Élection des membres du Bureau

Ne peuvent être élus au bureau de l’AE UTBM que les personnes de nationalité française, âgées de 18 ans au jour de l’élection et jouissant de leurs droits civiques ou les personnes majeures de 18 ans révolues de nationalité étrangère, à condition qu’elles n’aient pas été condamnées à une peine qui, lorsqu’elle est prononcée contre un citoyen français, fait obstacle à son inscription sur les listes électorales.

Dans tous les cas, les candidats au Bureau sont des membres actifs de l’association.

Un nouveau bureau devra être élu chaque année avant le 1er février et cette élection devra être validée lors d’une Assemblée générale Ordinaire.

Les membres du Bureau élus durant l’Assemblée générale ordinaire disposent d’un mandat d’une année.

Les autres membres du Bureau élus lors d’Assemblées générales au cours de l’année se verront attribuer un mandat courant de la date de l'Assemblée générale jusqu’au 30 janvier suivant.

Le bureau nouvellement élu prend ses fonctions après validation du vote par l’Assemblée générale.

La date exacte de prise de fonction est définie par le bureau en place et confirmée par un Procès-Verbal.

Est électeur tout membre actif de l’AE UTBM.

Les modalités détaillées des élections sont définies dans le Règlement Intérieur.

Article 9.2: Rôle du Bureau

Les fonctions assignées à chaque membre du bureau sont détaillées dans le Règlement Intérieur de l'Association.

Article 9.3 Départ d'un membre du bureau

Tout membre du bureau a la possibilité de démissionner en présentant une lettre de démission au bureau.

Sur proposition d’un membre du bureau, le départ d’un autre membre du bureau peut être voté. Celui-ci doit être validé à l’unanimité des membres du bureau (excepté l'intéressé) avec un quorum fixé à 1/3 des membres du bureau.

Les conditions de remplacement des membres quittant le Bureau en cours de mandat sont détaillées dans le Règlement Intérieur.

Article 10: Conseil d’Administration

L’AE UTBM est administrée par un Conseil d’Administration. Il est composé :

du Président de l’AE UTBM
du Vice-Président de l’AE UTBM
du Trésorier Général de l’AE UTBM
du Secrétaire de l’AE UTBM
du Responsable HSE de l’AE UTBM
de 2 Représentants de clubs de l’AE UTBM élus en début de semestre parmi les responsables de clubs du semestre en cours
du Responsable du Pôle des Festivités
du Président du Bureau des Sports (BDS)
du Responsable de la vie étudiante de l’UTBM
du Directeur de l’UTBM

Les administrateurs doivent être convoqués par mail au minimum 2 semaines avant la tenue du conseil. L’ordre du jour prévu pourra être joint à titre indicatif, mais ne sera fixé définitivement qu’au moment de la réunion.

Peuvent également être présents aux réunions du Conseil d’Administration, mais sans disposer du droit de vote :

tout membre invité de manière permanente par le Conseil d’Administration,
tout membre de l'association, à titre exceptionnel, sur demande au Conseil d’Administration.

Article 10.1: Rôle du Conseil d’Administration

Le Conseil d'Administration de l’AE UTBM est chargé de proposer les modifications de statuts qui seront votées en Assemblée Générale, les budgets prévisionnels de l’association, la réintégration des membres radiés par le bureau.

Le Conseil d’Administration est dirigé par le Président de l’AE UTBM.

Les pouvoirs de ce conseil sont illimités dans le cadre des présents statuts. Le Conseil d'Administration oblige par ses décisions tous les membres, y compris les absents.

Les décisions du Conseil d’Administration sont prises à la majorité simple, la voix du Président étant prépondérante en cas d’égalité, et le quorum étant fixé à la moitié des membres.

Un vote à bulletin secret peut être décrété, sur demande d’au moins un membre présent. Dans ce cas, la voix du Président n’est pas prépondérante.

Article 11: Assemblées générales ordinaires

Article 11.1: Organisation et composition:

Le bureau de l’association organise l’Assemblée Générale Ordinaire sous une forme telle que tous les membres soient informés de sa date et de son ordre du jour au moins 2 semaines à l’avance.

Elle doit avoir lieu au début et à la fin de chaque semestre universitaire sur convocation du bureau de l’association, du conseil d’administration, ou sur la demande d’au moins un tiers des membres adhérents. Dans ce cas, l’Assemblée Générale devra être tenue dans les deux mois suivant cette demande.

L’Assemblée Générale Ordinaire comprend tous les membres de l’association.

Le quorum nécessaire au déroulement des Assemblées Générales est fixé à 1% des membres actifs de l’association.

Article 11.2: Déroulement:

Le déroulement des Assemblées Générales Ordinaires est décrit dans le Règlement Intérieur.

Article 11.3: Pouvoirs et prises de décisions:

Les pouvoirs de l’Assemblée Générale Ordinaire sont illimités dans le cadre des présents statuts. Les assemblées obligent par leurs décisions tous les membres, y compris les absents.

Les décisions relatives au fonctionnement général de l’association, de son objet ou de la composition de son bureau sont votées selon les règles suivantes :

Chaque membre actif présent peut voter pour ou contre la proposition. La majorité l’emporte des voix exprimées l’emporte. En cas d’égalité, le Président peut trancher le vote.

Les membres présents ne s’exprimant pas sont abstentionnistes.

Un membre empêché peut être représenté par un autre membre en lui donnant une procuration écrite. Un membre peut être porteur de 3 procurations maximum.

Seuls les membres actifs de l’AE ont le droit de vote.

Un vote à bulletin secret peut être décrété, sur demande d’au moins un dixième des membres présents, arrondi à l’entier supérieur.

Les Assemblées Générales ont aussi pour fonction, en fin de semestre, de valider les résultats des élections du nouveau bureau.

L’Assemblée générale valide ou invalide par un unique vote l’élection de l’ensemble des nouveaux membres.

En cas de vote défavorable, les élections sont invalidées et une nouvelle campagne doit être menée. Celle-ci pourra être accélérée, mais devra à son tour être validée par une Assemblée Générale.

Dans le cas d’une Assemblée générale en présentiel, seuls les membres présents disposent du droit de vote, les membres empêchés devront faire parvenir une procuration par courriel à l’adresse ae@utbm.fr désignant la personne en charge de la procuration.

Dans le cas d’une Assemblée générale en distanciel, seuls les membres se connectant disposent du droit de vote, les membres empêchés devront faire parvenir une procuration par courriel à l’adresse ae@utbm.fr désignant la personne en charge de la procuration.

Dans le cas de vote de reprise d’une Grande Activité de l’AE UTBM, événement organisé par une équipe composée de membres actifs dont les modalités sont définies dans le Règlement intérieur, l’Assemblée générale doit élire les responsables du club selon les règles suivantes :

Chaque membre actif présent peut voter pour un candidat. Le candidat obtenant le plus de suffrages exprimés l’emporte.
En cas d’égalité, le Président peut trancher le vote.
Les membres présents ne s’exprimant pas sont abstentionnistes.
Un membre empêché peut être représenté par un autre membre en lui donnant une procuration écrite. Un membre peut être porteur de 3 procurations maximum.
Seuls les membres actifs de l’AE ont le droit de vote.
Un vote à bulletin secret peut être décrété, sur demande d’au moins un dixième des membres présents, arrondi à l’entier supérieur.

Article 11.4 Bilan financier

L’exercice comptable commence le 1er février de l’année et se termine le 31 janvier de l’année suivante.

Le bilan financier sera présenté à chaque fin de mandat du Trésorier Général au cours d’une Assemblée générale Ordinaire. Si le Trésorier Général n’est pas présent, le bilan pourra être présenté par un autre trésorier du bureau qui peuvent être Trésorier de pôle, Trésorier Club & Grandes Activités, Trésorier Compte AE.

Si le trésorier Général quitte son poste en cours de mandat alors il devra présenter un bilan financier à l’Assemblée générale ordinaire suivante.

Suite à la présentation s’en suivra un vote pour valider le bilan du mandat passé. Si le vote n’est pas accepté par les membres de l’association alors un quitus pourra être voté. A la suite du vote de quitus favorable, le Trésorier Général sortant devra présenter un nouveau bilan à la prochaine Assemblée Générale. Dans cette situation, le trésorier reste responsable du bilan financier et des problèmes qui peuvent l’entourer jusqu’à la validation du bilan.

Article 12: Assemblées générales extraordinaires

L’Assemblée Générale Extraordinaire doit avoir lieu sur convocation du Conseil d’Administration, quand il y a : Disposition des biens de l’association par cession, liquidation et dissolution de l’association et situations exceptionnelles graves.

Les dispositions relatives au déroulement, choix du président et secrétaire de séance et aux prises de décisions sont les mêmes que pour l’Assemblée Générale Ordinaire.

Article 13: Présidence et Secrétaire des Assemblées Générales

Les assemblées générales sont présidées par le Président, le Vice-Président en cas d’absence du Président. En cas d’absence du Président et du Vice-Président, la présidence des assemblées générales sera confiée à un membre du conseil d’administration de l’association. Le Secrétaire se devra de prendre le compte rendu de la séance. S’il n’est pas disponible pour quelconque raison, le secrétariat sera délégué à un membre du conseil d’administration ou à défaut d’un membre du bureau de l’association.

Article 14: Règlement Intérieur

Le Règlement Intérieur est établi et peut être modifié par vote du bureau de l’association. Il est destiné à fixer les divers points non prévus par les statuts, notamment en ce qui concerne l’organisation pratique de l’ensemble des activités de l’association, le rôle des différents membres du bureau et le montant des différentes cotisations.

Article 15: Dissolution de l’association

La dissolution de l’association est prononcée lors d’une Assemblée Générale Extraordinaire réunie à cet effet. Un ou plusieurs liquidateurs doivent alors être nommés parmi les représentants des membres adhérents de l’association, et, s’il y a lieu, l’actif est dévolu conformément à l’article 9 de la loi du 1er Juillet 1901 et au décret du 16 août 1901.

Le Président, Loïc NEROT

La Vice-Présidente, Léa REYNAUD

Le Secrétaire, Nathan DURANEL

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