Bienvenue sur le site de l'AE !

La même date, la même salle, mais pas la même activité... Je m'explique, j'ai réservé la semaine dernière sur le site de l'AE le foyer (horaire et date libre d'après le calendrier) pour le club poker, une annonce a été faite cette semaine sur le weekmail (annonce modérée donc validée) et il y a une incompatibilité! Donc il va falloir démêler tout ça les enfants et trouver une solution.

C'est pour ça qu'il faut contacter les gens qui gèrent le foyer avant de fixer une date sans rien dire.

Ou plus simplement, venir à la réunion de placement des soirées à laquelle tous les responsables de club ont été conviés (à priori) : la promo 10 a réservé la date à ce moment là, elle est donc légitime.

Si les participants du tournoi de poker ont le droit de participer au pique-nique y a pas de souci pour moi :D

K-pot

C'est pour ça qu'il faut contacter les gens qui gèrent le foyer avant de fixer une date sans rien dire.

Ou plus simplement, venir à la réunion de placement des soirées à laquelle tous les responsables de club ont été conviés (à priori) : la promo 10 a réservé la date à ce moment là, elle est donc légitime.

Ah merci, je commençais à sentir mon coeur exploser là.

On peut voter ? Poker !

:lolmaispastropquandmêmedanslefond:

Du coup à quoi sert l'outil de réservation de salle du site de l'AE si après utilisation la salle n'est pas réservée ?

Pat

Du coup à quoi sert l'outil de réservation de salle du site de l'AE si après utilisation la salle n'est pas réservée ?

Exactement, à quoi sert cet outil? c'est juste pour faire joli? Moi je ne vois pas d'inconvénient au fait, qu'il faut réservé la salle mais si les outils pour le faire ne sont pas la bonne procédure, je ne comprends pas pourquoi ils existent dans ce cas...

Et je n'ai pas caché la date puisque j'ai réservé début de semaine dernière (mercredi 11/04) sur le site, ensuite j'ai écris dans weekmail dimanche, mais personne/ou aucun outil ne m'a prévenu que le créneau était occupé, l'annonce est même paru dans le weekmail!

Le but de mon intervention c'est comprendre pourquoi sur le planning du foyer sur le site de l'AE, je n'ai pas pu voir que le créneau était réservé comme pour les autres événements.

Je ne veux pas me battre pour une date :D c'est ne pas constructif mais il faudrait que les moyens de réservation ou communication via les outils soient révisés ou supprimés, afin que ce genre de soucis ne soient pas récurent puisque pour un club comme le Poker il est difficile de prévoir les dates exactes à l'avance. Pour la réunion je n'ai pu y assister pour des raisons de logement sur Belfort je vais pas m'étendre sur le sujet ;)

Je suis sur qu'on va s'arranger on est pas des sauvages :)

Occhio

Le but de mon intervention c'est comprendre pourquoi sur le planning du foyer sur le site de l'AE, je n'ai pas pu voir que le créneau était réservé comme pour les autres événements.

Lorsque que tu fais une demande de réservation pour une salle il faut qu'elle soit validée par le VPI. Tu peux voir tes réservations en attente dans le menu utilisateur (en haut, avec ton nom) > mes outils > mes réservations de salles.

Ce n'est pas parcequ'il n'y a pas d'événement à une date que la résevation est automatique : surtout pour des salles comme le foyer et la MDE qui n'accueillent pas que des événements des clubs de l'AE.

Et oui, il faudrait que le demandeur soit informé plus explicitement lorsque le VPI valide une salle.

Sinon pour le weekmail, le modérateur vérifie juste qu'il n'y a pas déjà un événement dans le planning à la même date (dans ce cas la personne qui a créé la nouvelle affirme que le VPI lui a donné l'accord).

Normalement le but de faire une réunion avec le BDF en début de semestre, c'est pour que les promos et autres "prioritaires" réservent leurs dates dès que possible sur les calendriers en ligne, afin que les autres activités voulant se faire une place puissent piocher dans les dates libres.
(parce qu'en plus, souvent les responsables de club ne sont pas encore désignés, ni les budgets, car réunion BDF avant les commissions de pôles)

Forcément si ces premiers ne réservent pas les salles plus de 2 semaines à l'avance, ça aide pas ...

MouMan

Normalement le but de faire une réunion avec le BDF en début de semestre, c'est pour que les promos et autres "prioritaires" réservent leurs dates dès que possible sur les calendriers en ligne, afin que les autres activités voulant se faire une place puissent piocher dans les dates libres.
(parce qu'en plus, souvent les responsables de club ne sont pas encore désignés, ni les budgets, car réunion BDF avant les commissions de pôles)

Forcément si ces premiers ne réservent pas les salles plus de 2 semaines à l'avance, ça aide pas ...

Si je peux faire mon cagneux, les VPI ne sont pas forcément invités à cette réunion (je l'ai été une seule fois en 2 semestre de mandat), et si le VPI n'est pas tenu au courant par les clubs, il n'est pas censé être omniscient... Après je suis bien d'accord que cette réunion est prioritaire sur la réservation de salles, mais il faudrait au moins inviter les VPIs, ou au moins en faire un compte rendu, et même pourquoi pas visible par tous...

Par le passe, un google calendar etait transmis aux responsables concernes de l'ae.

Et d'ou les reservations rapides en ligne par les gens (assos et clubs) ayant des dates fixees a cette reunion pour encore une fois limiter les malentendus.

Mais apres, a chacun de se redefinir ses regles, du moment qu'elles sont claires pour tous.

Le vpi belfort est tout le temps invité à ces réunions à ma connaissance. C'est vrai que le vpi de Sevenans à tendance à être oublié pour ce genre de réunion.

Après ce serait bien que les vpi traitent les réservations de salle rapidement (en tenant informé les clubs, la réservation du club poker est toujours en attente de validation) aussi pour éviter que les clubs lancent leur com' et que le bdf et/ou les vpi mettent à jour le calendrier de réservation de salle.

Il y a des adresses mails pour les joindre maintenant : ae.vpi-belfort@utbm.fr, ae.vpi-montbeliard@utbm.fr et ae.vpi-sevenans@utbm.fr

souille

Sinon pour le weekmail, le modérateur vérifie juste qu'il n'y a pas déjà un événement dans le planning à la même date (dans ce cas la personne qui a créé la nouvelle affirme que le VPI lui a donné l'accord).

Le problème qu'il y a eu c'est que le modérateur du weekmail, comme moi, n'a eu aucun moyen via des outils ou documents de voir qu'il y avait déjà un évènement prévu ce jour la. Même si je suis d'accord sur le fait qu'il faut tout de même valider la réservation par la convention avec le responsable en question.

MouMan

Par le passe, un google calendar etait transmis aux responsables concernes de l’ae. Et d’ou les reservations rapides en ligne par les gens (assos et clubs) ayant des dates fixees a cette reunion pour encore une fois limiter les malentendus.

Mais apres, a chacun de se redefinir ses regles, du moment qu’elles sont claires pour tous.

Je comprends par la que les réservations sur le site de l'AE ne servent finalement plus à l'heure actuelle. A part être source de malentendu ^^

=> En résumé, même si j'adore les soirées et évènements de promo, ce n'est pas compatible avec l'activité poker prévue parallèlement (manque de place, ambiance "calme", ... ). Donc il va falloir redéfinir une date rapidement. Hier et aujourd'hui je dois me rendre à l'hôpital pour un problème de santé j’espère pouvoir être dispo jeudi pour trouver un créneau pour le tournoi de poker.

En fait l'outil de reservation est bien celui en ligne du site de l'ae, obligatoire pour obtenir la convention et occuper un lieu, mais le google calendar pernettait aux BDF et a l'AE de verifier que les reservations faites par les gens sont bien en accord avec ce qui a pu etre defini avant.
Une sorte de memo contre les oublis de reservation et les erreurs de dates que peuvent faire les gens lors de leurs reservations, en quelques sortes, vu que le BDF ne peut pas lui meme faire les demandes de reservations au nom des promos, par exemple.

Pour les VPI et la réunion de début de semestre, nous avons envoyé un mail à l'AE, c'était donc à l'AE de voir qui envoyer. Si pas de VPI, ce n'est donc pas faute d'invitations. SI néanmoins ceux-ci n'ont pas le planning des soirées, merci de nous (Bdf) envoyer un mail on vous enverra ça.

Ensuite, il a déjà été demandé aux personnes ayant posées des soirées de réserver rapidement les salles sur le site de l'ae... Donc, je réitère, faites vite svp, sinon ça crée des malentendus comme celui ci !!

Après, message pour tous les clubs/promo/assoc' :
il est préférable de parler au VPI ET au Responsable du lieu de vie du Bdf d'une soirée AVANT d'en annoncer la date et le contenu au grand public. ça évite des mauvaises surprises pour nous et pour vous, et nous pouvons même vous aider quelques peu à organiser votre soirée pour qu'elle se déroule du mieux possible.

Est ce que le fait de reserver sur le site de l'ae une salle ne revient pas au fait de communiquer avec les VPI et resp. bar ?
Puisque ces derniers le voient dans leurs outils de gestion (meme si oui, c'est pas clair au milieu des 60 conventions de clubs hebdomadaires ...), et peuvent prendre en main la suite du «dossier».

Juste un soucis de communication, il faut juste mettre tout le monde d'accord sur ce que signifie «en parler aux ...».

Voilà, clairement il arrive à un moment où il a une 50aine de réservations et honnêtement, on ne regarde pas tous les jours cet outil là. il est à mon sens plus logique et pratique de demander aux vpi et/ou aux resp bar si ce lieu est disponible à cette date avant de le réserver sur le site de l'ae, et surtout avant de faire de la com' sur l’évènement en question.

Et pis, un peu de communication humaine ne fait jamais de mal ;)

De toute façon, même si il y a eu "demande de réservation", il n'y a pas eu validation...

Natal

Ensuite, il a déjà été demandé aux personnes ayant posées des soirées de réserver rapidement les salles sur le site de l'ae... Donc, je réitère, faites vite svp, sinon ça crée des malentendus comme celui ci !!

Rien que ça aurait évité le problème. Les soirées devraient être notée sur le calendrier (même sans révéler le thème).

Au moins le malentendu qu'il y a eu donne lieu à une réflexion constructive pour la suite du semestre : très intéressant :)

La soirée du club poker va être décalée ou supprimée car les médians sont présents je vas voir ce soir au tel avec scott pour une autre date.

Bon, maintenant que ce malentendu est réglé, le contenu des assiettes a été mis à jour dans la news, régalez-vous !

Et la promo 10 précise que l'entrée est ouverte à tous, on vous cochera à l'entrée si vous avez cotisé pour le repas, mais si vous souhaitez juste vous poser et/ou boire un verre, vous êtes bien sûr convié !

La promo 10, toujours là pour vous vendre du rêve.

c'est cliquable ailleurs que sur e-boutic ? (genre au bar)

Luidir

c'est cliquable ailleurs que sur e-boutic ? (genre au bar)

Yep les cotiz' peuvent être prises aux différents bar ;)

En revanche, rappelons qu'il faut impérativement réserver votre place car aucune place ne sera vendue en début de soirée ! Nous avons besoin que les gens cotisent afin de pouvoir gérer au mieux les courses ;)

Date de fin des cotiz ?

Natal

Date de fin des cotiz ?

Le jeudi 26 avril dans l'après midi, vers 16h je crois.

Les Premières photos sont arrivées !!! la suite se soir.....

Wah-fer'

Les Premières photos sont arrivées !!! la suite se soir.....

Ou demain... xD